Av Hanna Brodda den 9 juni 2017 10:04

Var upphandlingen med Onemed av förbrukningsvaror ovanlig? På vilket sätt?

– Ja det var en funktionsupphandling vilket är mindre vanligt i offentliga upphandlingar.

Vad innebar det då att det var en funktionsupphandling?

– Det innebar att landstinget efterfrågade en funktionalitet till exempel behov av kompression för ben eller arm utan att precisera vilka exakta produkter som ska användas.

– För varje funktion kan det förekomma många olika produkter som kan lösa ett och samma funktionsproblem. Till exempel kan en mängd olika typer av stödstrumpor behövas för att möta de behov som patienter kan ha.

Varje funktion delas sedan upp i två olika sortimentsgrupper, ett förstahandsval och ett andrahandsval. Sortimentet inom förstahandsvalet ska täcka behovet för minst 91 procent av länets invånare som har behov av den funktionen.

Men för ett fåtal som har särskilda behov krävs ett mer individualiserat och särskilt sortiment (andrahandsvalet). Kanske lider patienten av lymfödem eller har svåra brännskador som kräver att stödstrumpan specialtillverkas för en patients individuella exakta mått och förutsättningar. Därför kan det vara rimligt att en sådan specialgjord strumpa kostar 6 000 kronor. Endast max 9 procent av brukarna ska behöva produkter från sortimentet i andrahandsvalet.

På vilket sätt skulle den ha gjorts annorlunda?

– Så här i efterhand har ju vår granskning visat att det viktigaste som borde ha gjorts annorlunda var att avtalet skulle vara tydligare att fördelningen att 91 procent av produkterna vara förstahandsval per funktionsrad. Och tydligare regler för hur flyttar av produkter mellan förstahandsval och andrahandsval skulle gå till.

Var avtalet ”oklart” som det stå i rapporten, för att det skulle stimulera till ”sortimentsarbete”?

– Jag förutsätter att det inte var medvetet oklart. Men självklart var det viktigt att bedriva ett aktivt sortimentsarbete för att hitta goda lösningar som anpassas efter behoven. Det hade kunnat lösas även med ett tydligare avtal.

Ledde det till ökat arbete med sortimentet?

– Vi har upplevt att Onemed har levererat god kvalitet och haft ett brett sortiment. Såväl förskrivare som de som använt hjälpmedlen har varit nöjda.

Har brukarna och medborgarna påverkats på något sätt? Är de nöjda eller missnöjda? Av avtalet eller på det sätt som det avslutades?

– De som behövt hjälpmedlen har generellt varit mycket nöjda. Invånarna har drabbats av att en tänkt kostnadsbesparing jämfört med tidigare period har uteblivit.

Vid avslutsavtalet prioriterade vi att säkerställa att de som behöver dessa hjälpmedel inte skulle drabbas av avslutningen men att vi ändå kunde korta avtalet med två år och under tiden sätta ett tak på kostnaderna för den återstående tiden med bibehållen kvalitet till brukarna.

Varför stämdes inte leverantören?

– Det förbereddes en stämningsansökan men vi valde istället att prioritera att säkerställa att de som behöver dessa hjälpmedel inte skulle drabbas av vår oenighet kring avtalets tolkning.

Därför valde vi att inte gå till rättegång med oklar utgång och med en stor risk för både kvalitet leveranser, rättegångskostnader och framtida kostnadsbild för skattebetalarna.

Men avslutsavtalet innebar att vi ändå kunde korta avtalet med två år och under tiden sätta ett tak på kostnaderna för den återstående tiden med bibehållen kvalitet till brukarna.

Var det ett misslyckat avtal/upphandling?

– Absolut var det så. Om två parter som ingått ett avtal tolkar avtalet helt olika så är det ett misslyckande och beror sannolikt på ett alltför otydligt avtal.  

Samtidigt är det viktigt att poängtera att vi ska ha en förtroendefull relation mellan oss som beställare och våra leverantörer där inte minsta detalj måste beskrivas i avtal. Då hamnar vi i en situation med alltför omständiga och omfattande avtal som kan begränsa möjligheterna att vara ömsesidigt flexibla där det är önskvärt. Men i det här fallet innebar det att avtalet inte var tillräckligt tydligt och då har man tagit det ett steg för långt. Något som våra egna jurister också påpekade i processen.

Stämmer bilden i media överlag?

– I grunden pekade mediernas granskning på ett problem med ett otydligt avtal och en konflikt mellan oss och leverantören. Det var en bra granskning och relevant påpekande som också till stor del stöddes av våra utvärderingar.

Sedan kan jag tycka att man i något fall förenklade det lite väl mycket. Det finns till exempel människor som verkligen är i behov av specialsydda och måttanpassade stödstrumpor där det är fullt rimligt att betala 6.000 kronor för dessa.  

Något missvisande blev det också att kostnaderna hela tiden jämfördes med det utvärderingspris som lämnades i upphandlingsprocessen och inte jämförde med kostnaderna tidigare år.

Det vill säga: När upphandlingen gjordes kunde landstinget inte förutse exakt vilka behov som skulle finnas av förbrukningsartiklar under de kommande fem åren. För att anbuden skulle kunna jämföras och en leverantör kunna väljas fick anbudsgivarna därför lämna sina priser utifrån ett visst angivet beställningsmönster. Det är inte ovanligt att göra på det sättet när det gäller upphandlingar där man inte kan exakt förutse behovet.  

Men på det stora hela var det en bra och relevant granskning av medierna.

Fanns något intresse för den modell som leverantören nu menar skulle sänka totalkostnaden?

– Vi ska alltid vara öppna för idéer som sänker våra kostnader och bibehåller eller ökar kvaliteten på leveranserna. Jag arbetade inte vid hälso- och sjukvårdsförvaltningen under den aktuella upphandlingen så jag kan inte ta ställning till hur den gjordes mer än vad du kan läsa i de utvärderingar som är gjorda.

Vad var de misstag som gjordes från er sida tycker du?

– Det finns mycket som vi lärt från den här upphandlingen och som kommer fram i våra utvärderingar. Det har vi arbetat in i vårt arbete för att våra framtida upphandlingar ska bli så korrekta och bra som möjligt. Vi ska vara en i sanning lärande organisation som drar lärdomar av det inträffade för att bli bättre i framtiden.

Hur går man nu vidare?

– Vi har program för hur vi ska arbeta vidare med korrekta och bra upphandlingar. Vad det gäller förbrukningshjälpmedel har de politiskt förtroendevalda gett mig att uppdrag att utreda att ta över hanteringen i egen regi.