Fråga juristen: Hur kan vi få anbudstiden förlängd?
När anbudstiden går ut på nyårsafton, eller motsvarande storhelger, tvingas företagen neka sina anställda att ta semester. Går det att påverka, frågar en läsare och Louise Reuterhagen ger svar.
I en för oss aktuell upphandling är det inlämning på nyårsafton. Om ingen förändring sker kommer vi att bli tvungna att underkänna anställdas planerade semestrar för att hinna färdigställa vårt anbud, vilket det känns orimligt.
Svar: De anbudstider som är angivna i lagen om offentlig upphandling (LOU) är minsta antalet dagar och dessa tar tyvärr inte hänsyn till om dagarna är arbetsdagar eller helgdagar. Enligt LOU ska däremot en upphandlande myndighet när annonseringstiden bestäms, beakta hur komplicerad en upphandling är och hur lång tid som leverantörer kan antas behöva för att utarbeta sina anbud (8 kap. 1§ LOU). Utifrån den paragrafen kan man tolka det som att annonseringstiden bör förlängas vid röda dagar eller andra längre ledigheter. Det är även en rekommendation som upphandlande myndigheter i många fall väljer att följa.
Men det finns undantag. Det första man som leverantör bör göra om man upplever att anbudstiden är för kort, är att ta kontakt med upphandlaren och be om att anbudstiden förlängs. Det finns inget antal dagar som en leverantör kan kräva att få anbudstiden förlängd med. Det handlar snarare om att i en god dialog förklara varför en förlängning önskas och att lyfta fram de konsekvenser som en kort tidsfrist kan innebära för båda parter. Till exempel att det för en leverantör innebär ett betydande arbete att färdigställa ett anbud och en kort tidsfrist minskar därmed möjligheterna att kunna inkomma med ett välstrukturerat, komplett och konkurrenskraftigt anbud. Det i sin tur riskerar att leda till mer arbete för upphandlande myndighet under utvärderingen av anbuden och i värsta fall att myndigheten inte kan ta del av marknadens fulla potential. När en upphandling är annonserad över en ledighet bör upphandlande myndighet dessutom fundera över hanteringen av frågor och svar. Någon på myndigheten behöver finnas tillgänglig för de frågor som kan inkomma under annonseringstiden. Om detta inte är möjligt eller lämpligt på grund av röda dagar, kan det vara ett skäl till att förlänga anbudstiden.
Förhoppningsvis leder dialogen med upphandlande myndighet till att anbudstiden förlängs med rimligt antal dagar. Om den inte gör det och tidsfristen upplevs fullständigt oproportionerlig i förhållande till upphandlingens komplexitet, är sista utvägen att inkomma med en överprövning. Därmed får en domstol ta ställning i huruvida den angivna annonseringstiden är lämplig och förenlig med upphandlingslagstiftningen. Men rekommendationen är att alltid inleda med att genom dialog försöka få till en förlängning.
_________________________________________________
På branschorganisationen Swedish Medtech arbetar Louise Reuterhagen som projektledare för upphandling och hälsoekonomi. Här svarar hon på medlemmarnas frågor som rör juridik och upphandling inom den medicintekniska branschen.
Har du en fråga du vill ställa som du vill får besvarad och tryckt i tidningen för att den kan beröra fler och ska du mejla fragajuristen@swedishmedtech.se