Får man kommunicera under en upphandling?
Fråga: Får man kommunicera under en upphandling? Vi upplever att många upphandlare är väldigt restriktiva med att prata med leverantörer
Dock är det inte bara från upphandlarens håll som restriktiviteten kommer. Det finns leverantörer som uppger att de drar sig för att kontakta en upphandlare för att de är oroliga att ”göra fel”. Det är viktigt att komma ihåg att ansvaret ligger på båda parter för att kommunikationen ska fungera.
De grundprinciper i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) som hela upphandlingsprocessen vilar på återfinns i 1 kap 9 §. Där står det bland annat att den upphandlande myndigheten ska behandla alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt, samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Enligt egen erfarenhet är det dessa rader som är boven i dramat, då man som upphandlare inte vill bryta mot grundstenarna. Det är lätt att tänka ”om jag pratar med en leverantör, måste jag prata med och säga exakt samma sak till alla andra leverantörer och vid samma tidpunkt…”. Det är en överväldigande tanke som kan skrämma bort de flesta samtal. Men det är en överdriven rädsla. Så länge upphandlaren, eller någon annan på den upphandlande myndigheten, inte lämnar information till en leverantör som på något sätt ger denne en konkurrensfördel gentemot andra leverantörer (se Kammarrätten i Sundsvall, mål 2458-11), är det inte ett lagbrott att prata med varandra. Det är snarare väldigt trevligt och det skapar en behövlig förståelse för den andres verklighet. Och under det senaste året har vi sett många tendenser på att klimatet börjar bli varmare de båda parterna emellan.
Varför är det då så viktigt att det förs en dialog mellan upphandlande myndigheter och leverantörer? Jo, varje upphandling utgår från ett behov i hälso- och sjukvården. Som upphandlare kan man inte och det förväntas inte heller att man har hela behovsbilden klar för sig, och därför är ett samarbete med vårdpersonalen, som i sitt dagliga arbete kommer i kontakt med produkterna som ska upphandlas, nödvändigt. Vårdpersonalen bildar en referens-/expertgrupp som tillsammans med upphandlaren tar fram ändamålsenliga krav på de produkter/funktioner som det finns behov av i t.ex. ett landsting. I många fall har vårdpersonalen en god uppfattning om produktnyheter och hur konkurrenssituationen ser ut för olika produkter. Men med tanke på dagens snabba teknikutveckling är det oftast lämpligt att göra en mer omfattande marknadsanalys för att på ett så bra sätt som möjligt kunna matcha sjukvårdens behov med marknadens möjligheter. Det finns flera olika sätt att göra detta på utan att bryta mot LOU och flera av dessa finns beskrivna i en guideline som togs fram i projektet Den Goda Affären*. Projektet, där representanter från upphandlande myndigheter och leverantörer deltog, personifierar viljan av förståelse för den andre partens verklighet och har genomförts på mandat av Landstingsnätverket för Upphandling och Swedish Medtech.
Den Goda Affären lyfter fram vikten av att lägga extra fokus på kommunikationen i en upphandlings förberedelsefas, d.v.s. när det fortfarande finns all möjlighet för informationsutbyte och justeringar i ett förfrågningsunderlag. Ett av de spännande förslagen, som dessutom använts av flera upphandlande myndigheter med positiva erfarenheter, är extern remiss, där potentiella anbudsgivare får inkomma med synpunkter på ett preliminärt förfrågningsunderlag.
Kommunikation är däremot inte enbart viktigt i förberedandet av en upphandling, det är även viktigt att det sker både under och efter en upphandling. Under upphandlingsfasen är det främsta redskapet ”Frågor & svar” för att finjustera förfrågningsunderlaget. Efter en upphandling är det självklart viktigt att diskutera den kommande avtalsperioden, men lika viktigt är det att prata om vad som var bra och vad som kan göras bättre i nästa upphandling; både gällande den upphandlande myndighet och leverantören. I Den Goda Affären hittar ni kommunikationstips som följer hela upphandlingsprocessen.
Swedish Medtech arbetar för ökad användning av nya metoder för att föra dialog under en upphandlingsprocess. Vi önskar en gång för alla slå sönder bilden av att upphandlare och leverantör står på var sin sida som motståndare. Det vi inte får glömma är att vi har samma slutgiltiga mål d.v.s. att skapa en bättre och en mer hållbar hälso- och sjukvård. Om vi ska nå dit måste vi öppna upp och skapa goda förutsättningar för kommunikation, och inse att ensam inte är starkast.
* Dokumentationen "Den Goda Affären" går att ladda ner från Swedish Medtechs hemsida under Dokument/Rapporter och Projekt.