Inköpare skapar en specifik expert- eller referensgrupp inför varje upphandlingsprojekt. Gruppen bemannas med den kompetens som behövs beroende på upphandlingsföremålet. Framförallt behövs vårdpersonal såsom läkare, sjuksköterskor, undersköterskor eller andra personalkategorier. Det kan även handla om logistiker, ekonom, jurist, kommunikatör, IT-strateg och miljöstrateg. Expertgruppen har uppdrag att tillvarata hela organisationens intresse. De ska identifiera organisationens behov och formulera krav utifrån den funktion som behövs. De utvärderar inkomna anbuds användarvänlighet och prestanda utifrån ställda krav. Om expertgruppen är delaktig i implementering av det nya avtalet resulterar det i högre avtalslojalitet och nöjdhet hos slutanvändarna. Vi strävar efter att expertgruppen ska bestå under avtalets löptid för att även vara delaktiga i avtalsuppföljningen. En förutsättning för bra affärer är att expertgruppens deltagare får möjlighet att avsätta tid för arbetet och att de har mandat att fatta beslut om bl a standardisering.

Det är enklare att skapa en relevant och kompetent expertgrupp vid upphandling av en vara eller tjänst som har få användare och rör vår kärnverksamhet som t ex hjärtklaffar. Det är betydligt svårare vid upphandling av varor eller tjänster som används av många som t ex undersökningshandskar.

När engagemang från vårdpersonalen saknas riskerar vi att upphandla varor eller tjänster som inte fungerar i verksamheten, avtalslojalitet och slutanvändarnas nöjdhet blir låg. Negativ inverkan riskeras också på den vård som bedrivs.

Expertgruppsarbete är givande för deltagarna som får möjlighet att utbyta erfarenhet med kollegor från andra sjukhus, får information om nya produkter och får tillfälle att utvärdera arbetssätt.

Vi provar olika grepp för att möjliggöra vårdpersonalens påverkan på upphandlingsarbetet på ett effektivt sätt. Arbetet delas upp och utförs i mindre grupper. Vi försöker organisera arbetet på ett för expertgruppsdeltagarna så tidseffektivt sätt som möjligt. Vi försöker göra ett digert förarbete inför expertgruppsmöten och vi förlägger möten på vårdpersonalens arbetsplats på tidpunkter som fungerar för dem. Minimässor, då vårdpersonal och inköpare möter leverantörer som visar både avtalade och nya produkter inför kommande upphandling har varit ett effektivt och uppskattat arbetssätt.