Krönika Louise Strand textforpic/ Vid upphandling av ambulanssjukvård ställdes funktionskrav på att 90 procent av den skånska befolkningen skulle nås av ambulans inom 20 minuter vid prio 1-uppdrag, skriver Louise Strand, direktör koncerninköp, Region Skåne.

Ja, jag ser flera fördelar.

Funktionsupphandling bör leda till lägre totalkostnad dels genom ökad konkurrens och dels genom att de kostnadsdrivande detaljkraven som kännetecknar en mer traditionell upphandling undviks. Vid en funktionsupphandling ökar företagens möjlighet att välja kostnadseffektiva arbetssätt. Dessutom kan funktionsupphandling leda till hälsoekonomiska vinster.

Enligt Upphandlingsmyndigheten kan funktionsupphandling leda till besparingar, bättre kvalitet och ökad effektivitet.

Professor Charles Edquist konstaterar i sin forskningsrapport Funktionsupphandling för innovation, välfärd och miljö att funktionsupphandling kan leda till innovationer. Funktionsupphandling kan leda till att nya produkter (innovationer) utvecklas i upphandlingsprocessen, d.v.s. funktionsupphandling öppnar för innovationer. Men den behöver inte nödvändigtvis leda till innovationer – om funktionsbeskrivningen inkluderar existerande produkter. 

Författaren Mats Lindbäck uppmanar oss inköpare att vara drivande genom att ställa funktionskrav för att dra nytta av leverantörernas kompetens och innovativa förmåga. Han menar att det är viktigt att upphandla funktion för att efterfråga nya lösningar istället för att fråga efter det som redan är känt. 

Utifrån min erfarenhet är det inte utformning av upphandlingsdokument som ensamt leder till bättre lösningar utan det krävs andra delar såsom dialog med potentiella anbudsgivare och tillräckligt med tid från att upphandlande myndighet artikulerar sitt behov samt avsikt att upphandla en lösning till dess att en framtida leverantör ska leverera en färdig lösning. Vi behöver alltså ge entreprenörer tid för att utveckla och kommersialisera en lösning om vi har för avsikt att stimulera fram nya lösningar.

En funktionsupphandling utgår från det behov eller problem som den upphandlande myndigheten önskar att en entreprenör ska lösa. Lösningen består ofta av en tjänst eller en kombination av en vara och en tjänst.

Inom lokalvård har förutsättningar för funktionsupphandling skapats genom en standard, INSTA 800 som är en nordisk standard som används för mätning och utvärdering av städkvalitet. Standarden är framtagen i samarbete mellan köpare, branschorganisationer och fackliga organisationer och används idag framförallt vid upphandling av städning i offentliga miljöer. Istället för att detaljerat ange hur städning ska genomföras och med vilken frekvens upphandlas istället olika renhetsgrader utifrån standarden. Renhetsgraden bestäms främst utifrån rummets användningsområde, ett kontorsrum behöver inte vara lika rent som ett operationsrum på sjukhus. Renhetsgraden definieras tydligt i standarden och det går på ett objektivt sätt att konstatera huruvida renhetsgraden uppnås vid städningen. Det finns flera positiva effekter med detta sätt att upphandla lokalvård. Bland annat behöver inte rena rum städas vilket en upphandling med angivna frekvenser på städning riskerar att leda till. 

Ofta ställs både funktionskrav och detaljerade krav i upphandlingar. Inom lokalvård kan funktionskravet rena rum kombineras med traditionellt utformade krav på t ex personalens utbildningsnivå eller användning av miljöfordon.

Vi i Region Skåne har genomfört flera upphandlingar med funktionskrav som exempelvis följande. Vid upphandling av ambulanssjukvård ställdes funktionskrav på att 90 procent av den skånska befolkningen skulle nås av ambulans inom 20 minuter vid prio 1-uppdrag. Vid upphandling av mammografi ställdes funktionskrav på att 85 procent av de kallade kvinnorna skulle genomgå mammografiundersökning. Vid upphandling av fallprevention ställdes funktionskrav på att minska antal fallolyckor med minst 20 procent. Det finns också en del intressanta exempel på upphandlingar med funktionskrav från andra upphandlande myndigheter. 

Att skapa upphandlingsdokument som utgår från vilken funktion vi har behov av tar i princip inte längre tid än att skriva långa kravspecifikationer som beskriver hur varan eller tjänsten ska vara utformad. Men eftersom både vi inköpare och verksamheten som är behovsägare är vana vid att kravställa på visst sätt krävs det en större kraftansträngning att ändra på vårt tankesätt. Det är lättare att beskriva hur behovet uppfylls idag än att stanna upp och fördjupa kunskapen om det reella problemet eller behovet. (Jag kommer osökt att tänka på professor Daniel Kahnemans System 1 och System 2.) Men efter att ha formulerat fler funktionskrav torde det bli enklare än att skriva långa detaljerade kravspecifikationer.

Att utvärdera anbud i funktionsupphandlingar kan vara svårare än vid traditionell upphandling. En funktionsupphandling öppnar upp för olika typer av lösningar och det krävs att inköpare skapar utvärderingsmodeller som främjar den bästa lösningen. Å andra sidan är min erfarenhet att avtalsuppföljningen är enklare vid funktionskrav då de ofta är utformade på ett mätbart sätt som till exempel att minska antal fallolyckor med minst 20 procent. Funktionskraven kan också med fördel kompletteras med incitamentsmodeller i avtalet. 

Nu kanske du tänker att samtliga upphandlingar borde vara funktionsupphandlingar? Och vad väntar vi på?

Jag upplever att antalet funktionsupphandlingar i Sverige ökar men än så länge finns det relativt få exempel och erfarenheten av utfall är låg. Frågor som risker, relevanta affärsmodeller och i vilka situationer som funktionsupphandling är lämplig återstår att svara på. 

Om fem år tänker jag att funktionsupphandling kommer vara det nya svarta! 

Mer kompetensutbyte och bättre resultat

Funktionsupphandling leder till bättre resultat och jag tror att funktionsupphandling ger dessa fördelar:

• Öppnar upp för nya lösningar 

• Leder till ökad konkurrens då fler kan lämna anbud 

• Upphandlande myndighet får större nytta av Leverantörens kompetens, erfarenhet och utvecklingsförmåga

• Ger bättre förutsättningar för uppföljning av att leveransen leder till önskad effekt 

• Lägre totalkostnad